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19 Jun 2017

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POLÍTICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

Políticas de tratamiento de datos personales

Entrada en vigencia:

 

“McCann Erickson Corporation S.A.” es respetuosa de los datos personales e información que le suministran las diferentes personas. En la presente Política de Privacidad, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos establecidos para el uso de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que las personas cuyos datos estén en nuestra  base de datos cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general hacer valer sus derechos. La aceptación expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen. En todo caso, estas Políticas de Privacidad en ningún momento podrán interpretarse de forma alguna contraria a las leyes aplicables y a los derechos que le corresponden.

 

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los miembros de la Agencia es Claudia Hernández. Los siguientes son sus datos de contacto:

a)    Domicilio: Bogotá

b)    Dirección: Calle 96 13A-33

c)     Correo electrónico: habeas@mccann.com.co

d)    Número de teléfono: 6464141

 

2. FINALIDAD DE LA  BASE DE DATOS. (I) mantener por cualquier medio conocido o por conocerse, una comunicación eficiente relacionada con los productos, servicios, eventos, comunicaciones de la Agencia, sus clientes y/o terceros contratados por la Agencia; (II) realizar estudios sobre hábitos de consumos, investigaciones de marca, y determinar la calidad de los productos, servicios, eventos, comunicaciones de la Agencia y/o sus clientes; (III) contratación, ejecución y comercialización de los productos, servicios, eventos, comunicaciones y contenidos de la Agencia; (IV) la transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/u operativos; (V) cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes de la Agencia; (VI) mantener y procesar cualquier tipo de información relacionada con el negocio de los clientes actuales y futuros de la Agencia con el fin de prestar servicios de comunicaciones estratégicas, publicidad y mercadeo; (VII) las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a Usted en el momento de la recolección de los datos personales;

 

3. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS. La Agencia podrá pedir expresamente los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la base de datos, los cuales son -entre otros- su nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, experiencia, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses, compras realizadas, gustos. Los datos podrán ser suministrados a la Agencia, recolectados personalmente, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos, o recolectados  en  eventos, reclamaciones, solicitudes, encuestas, propuestas, o solicitudes de participación en proyectos, programas, eventos, a través de la página web, etc.

La Agencia no recopilará datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos.

 

4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el titular autoriza expresa o inequívocamente a la Agencia para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la ley.

 

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE LA AGENCIA. La Agencia solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de sus miembros para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, usted expresamente autoriza a la Agencia para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: (I) establecer comunicación entre la Agencia y usted para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política de privacidad de la Agencia, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (II) auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la  base de datos para diseñar, implementar y desarrollar programas, proyectos y eventos; (III) auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la  base de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales; (IV) cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de la Agencia o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley; (V) los demás establecidos en la Ley.

 

6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS. La Agencia podrá solicitar autorización para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Privacidad, para lo cual publicará los cambios en la presente Política de Privacidad en su página web www.mccann.com.co o en cualquier medio público que estime conveniente según el caso.

 

7. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El titular autoriza expresamente a la Agencia para que éste almacene sus datos de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables a empresas como la Agencia.

 

8. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Las medidas de seguridad con las que cuenta la Agencia buscan proteger los datos de las personas en ellas incluidas, en aras de impedir su  adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, la Agencia, de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

De igual forma, los terceros contratados por la Agencia, están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

Todo contrato de la Agencia con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.

 

9. DERECHOS DE LOS TITULARES. La Agencia informa que conforme a la  legislación vigente, las personas tienen entre otros, el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

a)    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales,

b)    Solicitar prueba de la autorización otorgada,

c)     Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales,

d)    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley,

e)    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato,

f)     Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

10. CONTACTOS

Persona encargada de peticiones, consultas y reclamos. La persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es Georgette Manzur.

(I) Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

(II) Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, la Agencia responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días o en el plazo máximo establecido por Ley. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará de los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, o el plazo máximo establecido por Ley.

(III) Revocación de autorización, retiro o supresión de la  base de datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Agencia, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, que en ningún caso disminuirán o restringirán los derechos establecido por Ley:

 

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Agencia con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, la Agencia podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la Agencia no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

11. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

 

12. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA  BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la  base de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades, que en todo caso no será inferior a 80 años.